El responsable dels residus, d'acord amb l'article 8 del Decret 93/1999, de 6 d'abril, sobre procediments de gestió de residus, és aquella persona que, designada pel productor o posseïdor dels residus, desenvolupa les funcions de control, vigilància i informació en la gestió dels residus. Aquesta persona ha de tenir els coneixements necessaris per al compliment de les seves tasques i, en tot cas, és un treballador de l'empresa que actua sota les ordres i directrius de l'empresari o societat productora o posseïdora dels residus.

La responsabilitat administrativa que es pugui derivar de l'activitat de gestió dels residus no recau sobre el «responsable dels residus», sinó sobre l'empresa, la qual, com a productora o posseïdora dels residus, és la persona física o jurídica a qui la Llei 6/1993, reguladora dels residus, fa responsable de garantir la seva correcta gestió.

En aquest sentit, els articles 17 i 24.3 de la Llei 6/1993, de 15 de juliol, reguladora dels residus, estableixen que el productor i el posseïdor dels residus estan obligats a garantir que els residus que generin o posseeixin es gestionin de manera correcta, és a dir, d'acord amb les prescripcions de la llei i mitjançant un gestor autoritzat.

L'incompliment d'aquestes obligacions dóna lloc a responsabilitats de caràcter administratiu que, en tot cas, recauen sobre els destinataris de les obligacions, és a dir, sobre el productor o el posseïdor dels residus, i no sobre altres subjectes com ara l'encarregat dels residus.

Un tema ben diferent però és la responsabilitat penal en la qual es pot incórrer en matèria de residus, quan l'acte il.lícit comès constitueixi un delicte d'acord amb els articles 325 i següents del Codi Penal. En aquest àmbit les responsabilitats recauran sobre la persona o persones físiques a qui es pugui imputar l'acte il.lícit penal. En aquest cas, és possible processar penalment l'encarregat dels residus, sempre i quan hagi participat en la comissió del delicte.

Un subproducte és un residu, tal i com estableix la definició donada per la Llei 6/1993, de 15 de juliol, reguladora dels residus: «Són subproductes els residus que es poden utilitzar directament com a primeres matèries d'altres produccions o com a substituts de productes comercials i que es poden recuperar sense necessitat de sotmetre'ls a operacions de tractament.»

Si bé es tracta de residus, els subproductes, pel fet de poder ser aprofitats directament, gaudeixen d'un règim jurídic diferenciat.

En aquest sentit, el Decret 93/1999 sobre procediments de gestió de residus estableix al seu article 29 que els subproductes resten exclosos de les obligacions documentals de control de residus: Fitxa d'Acceptació i Full de seguiment. D'altra banda, l'esmentat article regula el següent procediment de declaració de subproducte:

«El productor o posseïdor i el receptor d'un residu han de presentar a l'Agència de Residus de Catalunya, per a la corresponent declaració de subproducte, la còpia del contracte subscrit entre ambdues parts en el qual s'acorda la compravenda del residu així com una memòria explicativa en la qual es faci constar la seva descripció i composició, la descripció del procés receptor i de la primera matèria que s'ha de substituir.»

«L'Agència de Residus de Catalunya declara subproducte el residu, l'identifica amb el procés en què es vol emprar i fa constar l'empresa productora i l'empresa receptora d'aquest subproducte. Aquesta declaració té una durada màxima de cinc anys, passats els quals queda sense vigència.»

«Les empreses que utilitzin els residus a què fa referència l'apartat anterior no s'han d'inscriure al Registre general de gestors de residus de Catalunya. Les empreses productores i les receptores d'aquests residus han de fer constar la seva transferència a les seves declaracions anuals de residus industrials.»

L'article 15 de la Llei 6/1993, de 15 de juliol, reguladora dels residus, regula el concepte d'espai degradat (que és un concepte més ampli que el de sòl contaminat) i estableix un règim de responsabilitats per a la seva regeneració:

L'article esmentat estableix que el responsable directe de la regeneració d'un espai degradat és la persona que ha efectuat la descàrrega i, solidàriament, el productor o el posseïdor del residu. A més, n'és responsable subsidiari el propietari de la finca on s'ha produït la descàrrega o, si s'escau, el titular del domini públic afectat.

D'altra banda, la Llei 10/1998, de 21 d'abril, de residus, estableix al seu títol V la regulació bàsica estatal en matèria de sòls contaminats. El règim d'obligacions i responsabilitats establert a la Llei 10/1998 de residus estableix que la declaració d'un sòl com a contaminat comporta l'obligació de realitzar les actuacions necessàries de neteja i recuperació.

Estan obligats a realitzar aquestes operacions de neteja i recuperació els causants de la contaminació, que quan siguin més d'un respondran d'aquestes obligacions de forma solidària i, subsidiàriament, per aquest ordre, els posseïdors dels sòls contaminats i els propietaris no posseïdors.

El Reial decret 9/2005, de 14 de gener de 2005, pel qual s'estableixen la relació d'activitats potencialment contaminants del sòl i els criteris i estàndards per a la declaració de sòls contaminats, ha suposat el desenvolupament reglamentari previst a la Llei 10/1998.

Aquest Reial decret regula les obligacions de les activitats potencialment contaminants del sòl i estableix els criteris que han de permetre la declaració de sòls contaminats per part dels organismes competents de les Comunitats Autònomes.

El Decret 34/1996, de 9 de gener, pel qual s'aprova el Catàleg de residus de Catalunya, en la redacció que ofereix el Decret 92/1999, estableix al seu article 5.2 que els residus que es produeixin, adquireixin intracomunitàriament o s'importin s'han de gestionar d'acord amb les determinacions del catàleg.

El procediment contrari, però, regulat a l'article 6 del mateix Decret 34/1996, permet un canvi en la gestió establerta pel catàleg si el productor o el posseïdor del residu aporten davant l'òrgan ambiental competent les proves documentals pertinents que acrediten la possibilitat de dur a terme una gestió diferent del residu que sigui més beneficiosa ambientalment.

La normativa vigent en matèria de residus no dóna una resposta global a la pregunta formulada, sinó que es limita a regular certs terminis per a determinades obligacions documentals. Així cal destacar:

• El Decret 93/1999, de procediments de gestió de residus, estableix que la Fitxa d'Acceptació caduca automàticament als cinc anys, de manera que s'entén que cal mantenir-la mentre sigui vigent.
• Per a la Fitxa de destinació, el Decret 93/1999 estableix una vigència de dos anys, transcorreguts els quals podrà ésser destruïda.
• El Decret 220/2001, de gestió de les dejeccions ramaderes, estableix que els llibres de gestió de les dejeccions ramaderes s'han de conservar durant els quatre anys posteriors a la data de la darrera anotació o del cessament de l'activitat. Així mateix, s'estableix que el productor ha de conservar els comprovants de lliurament de les dejeccions com a mínim durant quatre anys en el seu llibre de gestió juntament amb el justificant original signat pel transportista i pel destinatari quan s'escaigui.
• Pel que fa a la normativa estatal, la Llei 10/1998, de residus, estableix l'obligació del gestor de conservar el registre dels residus gestionats cada any durant els cinc anys posteriors.
• Per la seva banda, el Reial decret 833/1988 regula l'obligació dels productors i gestors de residus perillosos de conservar durant cinc anys els registres, la declaració anual, la memòria anual d'activitat i la documentació de control i seguiment dels residus.

Vist això, per tal de simplificar, es pot establir com a regla general que l'obligació de conservar la documentació de control dels residus és per un període de cinc anys.